Como Implementar Agile para obtener Grandes resultados – Parte I

Quisiera empezar con una frase cliché que tiene mucho de verdad: “NO hay una Receta Mágica para Implementar (Habilitar como algunos colegas dicen) la Agilidad”; sin embargo, con este post lo que busco es compartir una serie de tips que no solamente yo he tenido la oportunidad de realizar al momento de liderar una implementación sino también, son parte de las experiencias compartidas por colegas agilístas que han realizado trabajos exitosos en diferentes organizaciones a nivel mundial.

Durante el tiempo que llevo trabajando en este hermoso mundo de la agilidad, en todos sus matices (transformación organizacional, transformación digital, implementación de equipos agiles, escalamiento agile, charlas, cursos, conferencias, Meetup, acompañamientos, consultorías, etc.); he logrado ver de todo un poco, desde organizaciones que apuestan por lograr una gran transformación – algunas lo han hecho gradualmente otras de modo big bang -, organizaciones que implementan células o equipos ágiles en toda un área, organizaciones que crean uno o un par de equipos para afrontar un proyecto en particular y otras que aunque usted no lo crea mi querido amigo parece que no tienen ni idea de lo que quieren, porque como diría mi abuela que en paz descanse: “en la viña del señor se ve de todo”.

Lo cierto es que, de cada uno de los casos que he podido ver (y en algunos participar), he logrado recopilar una serie de historias de éxitos y fracasos, que me llevan a compartir una serie de tips que han funcionado en muchas organizaciones (por ser tantos decidí repartirlos en dos post); esto no quiere decir que sean tomados como una serie de pasos a seguir o una receta que garantizara el éxito. Pero si mi querido lector, serán tips que sin duda te servirán para aprender si deseas experimentar con ellos.

Comencemos:

  • Definir la Visión de Organización Agile: como dice el argot popular: “quien no sabe para donde va, cualquier medio de transporte le sirve y quizás a ningún lado logre llegar”. Es por eso que las organizaciones que logran tener éxito en su implementación agile, son aquellas que primero buscan tener claro que es lo que buscan, me explico: primero buscan tener claro los motivos del porque quieren implementar agile en su organización; algunas solo quieren experimentar, otras lo hacen porque lo hace la competencia, otras porque quieren acelerar el time to market, otras porque desean cambiar en su organización la forma en que hacen las cosas con el fin de conseguir más y mejores resultados. En todo caso es importante partir teniendo claro por qué y el para que se quiere implementar agile. Con esto tendremos claro a donde queremos llegar y así, comprometernos, empoderándonos a hacer todo lo necesario para alcanzar ese objetivo.

Pd: para algunas organizaciones es más fácil empezar con un sueño pequeño y a medida que los resultados se van dando y soñando cada vez más en grande. Como diría una gran colega de quien he aprendido mucho: “refinar constantemente la meta, nos hace llegar más lejos”.

  • Compromete a los Líderes: Es claro que sin un liderazgo fuerte que apalanque la implementación y/o cualquier cambio, este será solo cosmético, es por eso que los principales líderes deben ser personas activas en todo el proceso, deben ser aliados (aunque al principio son pocos, hay que lograr que cada vez sean más), que no solo comprendan el porqué del cambio, sino que estén dispuestos a hacerlo realidad.
  • Conforma una Coalición: siempre he considerado que la agilidad con el paso del tiempo debe ser orgánica, es decir debe sostenerse en el tiempo de forma natural, no solo mientras el consultor de turno está en la organización. Es por eso que una de las tareas importantes por hacer es formar Agentes de Cambio Internos, ese grupo de personas que continuaran apalancando el cambio cuando el consultor ya no este, o cuando esté realizando ya otro tipo de labores dentro de la organización. Capacitar a Gerentes, Lideres, Ejecutivos, Managers: es importante que todos en la organización manejen el mismo lenguaje por eso es importante que no solo los equipos hablen el idioma agile, se necesita que los gerentes, lideres, ejecutivos, managers y cualquier otro cargo de la alta y media dirección de la organización sean capacitados en todo lo concerniente a agile, con el fin que entiendan que es y se comprometan cada vez más con el cambio.
  • Define tu propio “sabor Agile”:  Porque todo no puede ser Scrum. Para mi este es un punto clave, debido que muchas organizaciones optan por implementar lo que mande “o rey consultor”, la idea de este punto es que cada organización a partir de la visión agile definida, entienda y definida su propio “sabor” agile. Teniendo siempre presente los valores y principios ágiles (como dice Jurgen Appelo: “Nunca olvides que mejores principios, no mejores prácticas, es lo que realmente necesitan las organizaciones”), dado que los nombres de los roles, eventos, incluso el framework, no son lo realmente importante, lo importante es que la organización sienta y viva los valores y los principios ágiles; y si se puede hacer match con los valores corporativos, en pro de la evolución de la cultura, no del cambio de la cultura.
  • Identifica el Proyecto o la iniciativa Piloto y forma a las personas en Técnicas, Herramientas y prácticas, con las cuales puedan hacer mejor su trabajo; así como también en el Agile que has definido: Este punto hay que verlo por partes: primero hay que saber escoger el proyecto con el que vamos a iniciar, esto es clave, dado que un proyecto con muchas dificultades y/o demasiada incertidumbre, puede crear nerviosismo o bien puede traer mas problemas de los que ya por si saldrán a la luz con el inicio de la transformación, es por eso que hay que tener ojo quirúrgico para seleccionar el proyecto adecuado. Segundos antes de iniciar sería fantástico tener espacios de formación con las personas que van a hacer parte del proyecto directa o indirectamente en la medida que se pueda; de no ser así la idea es que en el transcurso del proyecto se garanticen espacios de formación, la idea es precisamente dotar a las personas de técnicas, herramientas y practicas con las que podrán hacer mejor su trabajo. Y por último no menos importante recordar que en el punto anterior hablamos de crear el propio “sabor” agile de la organización y es importante que todos conozcamos y sobre todo aportemos poco a poco en mejorar nuestro “sabor” agile.
  • Garantiza que los Roles hagan lo que deben hacer, según las definiciones que has hecho en tu Agile: Steve Jobs decía: “No tiene sentido contratar a personas inteligentes y después decirles lo que tienen que hacer.”, ahora yo te digo de que sirve definir roles y establecer principios y valores, así como definir unas funciones en tu “sabor” agile, si luego en su día a día estas personas van a estar haciendo funciones completamente diferentes o incluso funciones que van en contra de los principios y valores definidos.
  • Conoce sus motivaciones y motiva a las personas. Esto debe ser de manera continua en el tiempo: Una de las frases célebres de Jurgen Appelo es: “El trabajo no consiste en conseguir que se hagan las cosas. Consiste también en hacer las vidas mejores.” Dándonos a entender la importancia de conocer a los colaboradores, conocer sus miedos al cambio y sus motivaciones. La idea es utilizar prácticas, porque no, como las que propone Management 3.0 (hablare con más profundidad de este tema en post futuros), para conocer dichos miedos y dichas motivaciones y sobre todo realizar este ejercicio de manera periódica – dado que los motivadores y los miedos, al ser emociones cambian con el paso del tiempo-, es de gran utilidad para gestionar el cambio.
  • Transparenta y visualiza todo:  Planeación, Dependencias, Impedimentos, Planes de acción, experimentos, etc.: la transparencia es uno de valores ágiles y su importancia radica en hacer visible todo lo que sucede en el flujo de generación de valor, aquí es importante conocer de técnicas, herramientas y artefactos que la promuevan. Dado que ser consciente de todo lo relacionado con la planeación del proyecto (los riesgos, las dependencias, los impedimentos, los planes de acción, experimentos, etc.) hará que podamos adaptarnos más fácil a cualquier cambio que se presente a lo largo del mismo.
  • Crea, fomenta y garantiza, que existan espacios para la reflexión, el feedback, la comunicación y la sincronización: Es increíble que existan equipos de desarrollo (o desarrolladores), que no conozcan al cliente final, es increíble que se sigan teniendo espacios para el feedback solo al final del proyecto. Uno de los principios ágiles dice: “Los responsables del negocio y los desarrolladores trabajamos juntos de forma cotidiana durante todo el proyecto”, esto con el fin de tener ese feedback de manera oportuna, esto garantizara que a través de dicha retroalimentación se gestionen mejor los cambios. Por otro lado una de las cosas que más resalto de la agilidad es que nos brindó un espacio que anteriormente no existía y ese espacio, es el espacio de reflexión (retrospectiva como lo llaman en algunos framework), la importancia de este espacio radica en poder evaluar lo que estamos haciendo, el cómo lo estamos haciendo, las interacciones que están teniendo los integrantes del equipo y la evolución que está teniendo la cultura, esto con el fin de definir planes de acción y/o experimentos que nos permita seguir mejorando. Por último, si más de un equipo trabaja en un proyecto es importante sincronizar no solo a nivel de fechas de planificación sino también a nivel de entregas, la idea es promover el trabajo entre equipos y/o áreas como integrantes de un equipo de nado sincronizado, en el cual con el aporte de todos al son del compás se logra una hermosa armonía.
  • Experimenta, Aprende y Mejora siempre: Jurgen Appelo dice: “Deberíamos celebrar el aprendizaje, no los éxitos o los fracasos”. Para esto sin duda debemos experimentar, algo que infortunadamente los seres humanos parece que perdemos al crecer y que los niños practican constantemente, es por eso que viven aprendiendo a un ritmo increíble. A nivel organizacional la experimentación en muchos casos parece tabú o algo sencillamente prohibido, por eso siempre le digo a los equipos, a las organizaciones: “Experimenten, prueben si resulta maravilloso y sino igual hemos aprendido algo. Y volvamos a experimentar; entre más lo hagamos, más aprenderemos y entre más aprendamos más rápido transformamos la organización”. Técnicas como por ejemplo Toyota Kata son una muy buena herramienta para aplicar la experimentación en una organización.
  • Haz visible y celebra las pequeñas victorias: En uno de los puntos anteriores, hablé de la transparencia y de hacer visible las cosas. Es por eso que las victorias que se vayan obtenido, también se hagan visible a la organización, con esto ganaremos más Early Adopter. Si la organización cuenta con un área de comunicaciones, por ejemplo, haz de ellos tus grandes amigos, ellos sabrán como hacer visible mejor esas victorias. Sin embargo, también haz visible en tableros, reuniones estratégicas, comunicados, comunidades; todo lo positivo que se ha logrado, la forma en como lo han alcanzado y todo lo que han aprendido en el proceso. Compartir esta información hará que cada vez más personas se antojen de trabajar de esa manera y así obtener mejores resultados.
  • Mide y obtén información que genera valor. Siempre con un Pensamiento sistémico: No se trata de medir por medir, es importante medir aquello que realmente genera valor no solo para el proyecto, sino también para la transformación que poco a poco se está gestando. El pensamiento sistémico es clave, dado que permitirá ver las cosas como un todo y así abordar de la mejor forma los posibles silos existentes. Hay que recordar que mejorar solo una parte del proceso, no lo mejorara por completo, debido que un sistema es tan rápido como la más lenta de una de sus partes.
  • Mide el avance en cada una de las dimensiones (Agilidad y Agilismo), valida que has aprendido y toma decisiones para seguir creciendo:  Teniendo claro que hay diferencias entre agilidad y agilismo, es importante medir el avance en ambas dimensiones, así se sabrá en donde se debe colocar más foco para continuar mejorando, se debe llevar un récord de los experimentos realizados, tanto de los que fueron exitosos como de los que no, esa será la base de conocimiento de lo que el/los equipos y la organización ha aprendido hasta ese momento, el analizarlo brindara herramientas para tomar decisiones claves hacia futuro en pro de evaluar cómo vamos con respecto a la visión definida al comienzo.

En la parte II de este post continuaré dando más tips.

Gracias por tu tiempo.

Saludos,


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