Aumentando la efectividad de los equipos en tiempos de cuarentena (Historia de un experimento real)

La situación actual que estamos viviendo a nivel mundial, es sin duda un contexto que no habíamos vivido antes ni como personas, ni como sociedad. Por lo que está claro, que nunca algo nos había exigido tanto como la actual pandemia del covid-19.

Precisamente hace poco mas de un mes tuve una conversación al respecto (de modo virtual), con el gerente de una fabrica de software que funciona en la ciudad de Medellín (Colombia) en donde me consultaba como era el tema de agilidad en este tiempo de la pandemia del Covid-19. En la conversación, me planteaba su preocupación por los distintos escenarios en los que estaba su empresa (que sin ser grande) si estaba generando buenos réditos antes del inicio de la pandemia. Entre sus preocupaciones (que no eran pocas), estaba por ejemplo el hecho de que es la primera vez que se le presenta el tener a todos los equipos en teletrabajo. Y, aunque tenia varios contratos en curso, su mayor preocupación radicaba en que al estar en ese contexto, como lograría tener a las personas en un nivel de enfoque y productividad que le permitiera cumplir con las entregas pactadas con sus clientes.

En este sentido hay que mencionar que en esta empresa han logrado desarrollar un entorno en donde la agilidad se ha desarrollado de buena forma, por lo que el problema en sí no era un problema de cumplimiento de fechas. Dado que, por la agilidad que han desarrollado, han logrado cerrar contratos en modo de contratación de capacidades orientada a entregables de valor (un gran avance), que no tiene fechas fijas, sino rangos de fechas para los entregables.

Después de escuchar su preocupación le plantee la mía, en la cual, le manifestaba que si bien lo felicitaba (una vez más) por lo grandes avances que han tenido en su proceso de habilitación de la agilidad, me preocupaba el hecho de que él como gerente, aún conservara ciertos paradigmas en iban en contra del gran avance que ellos han tenido. Entre esos paradigmas, le indicaba el hecho que estuviese preocupado por la productividad, dejándole claro que en estos momentos era mas imperioso tener un foco mas fuerte en la efectividad. Para esto, le manifestaba que entendía que no se sintiera cómodo con el tema de teletrabajo (algo que algunos llaman tele confianza, claustro trabajo y hasta telecontrol), ya que era un tema nuevo en su empresa (por lo menos de modo tan masivo), era cuestión precisamente de hacer que las personas tuviesen foco en la efectividad. Por lo que le plantee realizar un par de experimentos (inicialmente con un equipo) y que analizara los resultados de estos periódicamente, de tal modo que pudiera ir ajustando el proceso.

El primer experimento que le plantee fue que aplicara Okr en sus Sprint. Es decir, que mas que tener solo objetivo(s) del Sprint, definiera dichos objetivos bajo el enfoque de Okr. Es decir, que para cada objetivo que definiera en el sprint, definieran unos resultados claves, que le permitiera no solo a él sino también al equipo, saber si iban avanzando correctamente a la consecución de dichos objetivos. Eso sí, le explique la importancia en la participación de todo el equipo en dicha definición. (hay que mencionar que el tema de Okr, no era ajeno para ellos, solo que lo utilizaban para ciclos de 3 meses y dentro de la compañía, no orientado a proyectos en particular)

El segundo experimento que le propuse fue que en las Dayli el equipo, orientara las conversaciones hacia los resultados claves, de tal modo de determinar las actividades diarias a realizar que estuviesen encaminadas a conseguir dichos resultados claves.

Un tercer experimento fue que hicieran la retrospectiva, no solo al final del sprint. Sino que las realizaran semanalmente y cuyo enfoque fuese la mejora continua enfocada en mejorar la efectividad.

Le explicaba entonces, que con estos pequeños experimentos, la idea era enfocar al equipo en los Outcomes por encima de outputs (su preocupación inicial).

Han pasado poco mas de cuatro semanas desde nuestra conversación inicial y quiero compartir contigo mi querido amigo lector las reflexiones que me expreso esta mañana cuando converse nuevamente con él. (en el transcurso de este tiempo hablamos varias veces, así como también hable con sus Scrum master y sus Product Owner).

Dentro de las reflexiones que me comentó, estaba el hecho que comenzó a notar mas empoderamiento de los integrantes del equipo en cada una de las actividades que tenían que hacer de cara a los resultados claves. Otro punto fue que después de hacer varias pruebas de ensayo y error, le informaron los scrum master que las Dayli ahora son más provechosas, ya que las personas se enfocaban en las actividades que debían realizar y los problemas que pudiesen llegar a tener, de cara a alcanzar los resultados claves. Otro punto fue que les ha gustado mucho hacer retrospectivas cada semana ya que según se percató personalmente (luego de que el equipo lo invitara) podían definir experimentos de mejora aun mas pequeños, lo que hacia que se vieran más rápido los cambios. Esto llevo a que realizaran experimentos como por ejemplo realizar también las Review con el cliente no al finalizar el sprint sino semanalmente y orientada a los resultados claves, lo que en sus palabras les había permitido (no en la primera, ni segunda semana, pero si en la tercera) realizar un paso a producción más limpio. Además, experimentaron cambiando la forma en que realizaban las estimaciones, ahora realizan estimaciones bajo el sistema de cubos e incluyeron en las Review la ejecución del modelo de kano para determinar las siguientes características a desarrollar. Un ultimo experimento que me llamo la atención es la orientación que le están dando al refinamiento, ya que también quieren orientarlo a objetivos y resultados claves (le dije que me gustaría aprender de los resultados que obtengan con ese experimento).

Ahora, un poco mas tranquilo, esta mañana me comentaba que quiere replicarlo a los demás equipos, teniendo en cuenta las lecciones aprendidas. Sin duda, otro gran paso que van a dar y que seguro les traerá grandes resultados.

Como podemos ver mi querido amigo lector, tres pequeños experimentos que les funcionaron (si duda se que tuvieron que haber realizado ajustes en el proceso) pero lo importante es que ahora sienten que están mas enfocados en los resultados que espera el cliente (a pesar de estar en tele trabajo), mas que en la cantidad de actividades que realizan las personas del equipo a diario o las horas en que esta conectadas a la plataforma o creando código. Lo cual me deja bastante contento por ellos.

En este punto solo te puedo invitar también a que experimenten, ya que estamos en un contexto que es nuevo para todos.

Gracias por tu tiempo.

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Saludos,


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