Las claves para el desarrollo de equipos Cross-funcionales

Hablar de agilidad, es hablar de generación de valor y hablar de generación de valor nos lleva a la configuración básica que se requiere en una organización que busca desarrollar esa capacidad llamada agilidad. Esa configuración básica que debe existir en dicho contexto se llama equipo, el cual tiene una particularidad, que debe ser ágil.

Ahora, hablar de equipos agiles nos lleva al contexto de los equipos de alto desempeño, ese sueño al que aspiran alcanzar aquellas organizaciones que buscan generar de manera orgánica, eficaz y eficientemente posible, valor a sus clientes, colaboradores y accionistas de manera constante y continua. Esto, para algunas organizaciones resulta ser una quimera, dada las distintas circunstancias que rodean el intento organizacional de habilitar la agilidad.

Y es que resulta ser una quimera, por la serie de particularidades/características que estos tienen, y que representan el punto de análisis que se ha de tener, sobre las distintas dimensiones que se deben trabajar, para lograr ese desarrollo progresivo que los conduzca a ser verdaderos equipos agiles. Algunas de esas características son:

  1. Orientados a la Generación de Valor
  2. Tienen un Objetivo Común
  3. Tienen un compromiso Conjunto
  4. Autoorganizados
  5. Autogestionados
  6. Multidisciplinarios
  7. Cross-Funcionales
  8. Creativos
  9. Gestionan su conocimiento
  10. Orientados a la Mejora Continua.

Trabajar de manera consciente sobre los distintos puntos a mejorar en cada una de las dimensiones en las que se reparten estas características y sobre todo con la disposición de propiciar los cambios necesarios, para que estas se desarrollen, debe ser un propósito no solo de la organización sino también de cada uno de los equipos. Además, tener la paciencia necesaria que otorga el comprender que se trata de un un proceso de madurez lo que se ha de vivir y no una implementación análoga de prácticas, hará no solo que los resultados se den sino que sean de manera orgánica. Lo que permitirá, que estos perduren en el tiempo y sean adheridos a la cultura propia del equipo y de la organización.

Es por eso que el día de hoy, quiero compartir contigo mi querido amigo lector, una visión sencilla sobre el desarrollo de una de esas características de los equipos agiles (la Cross-funcionalidad).

Para empezar recordemos que tradicionalmente las organizaciones se han estructurado de la siguiente manera:

Lo cual ha representado siempre los siguientes desafíos:

  1. Transparencia limitada
  2. Sin hilo de conocimiento
  3. Falta de contexto (sobre el impacto)

Entre otros…

Desafíos que hacen que no solo el proceso de identificación, generación y entrega de valor, sea lento y burocrático. Sino que también afecta al proceso de homeostasis organizacional en si (de este ultimo hablaré en mi siguiente post)

Ahora, vemos que al hablar de agilidad el enfoque de conformación de equipos, está más orientado a esto:

Ahora, para lograr dicho enfoque, lo primero que debemos hacer como organización, es entender lo que realmente significa dicho cambio, para así poder desarrollarlo.

Un Equipo Cross-Funcional, «es un equipo que representa todas las áreas funcionales del sistema». Esto representa entre otras ventajas el tener una mayor diversidad de opiniones y puntos de vista, lo que desencadena en una mejor perspectiva de innovación, una capacidad de articular esfuerzos en pro de una mayor eficacia, lo que permite que estos equipos, se enfoquen en lograr el objetivo del Sprint como equipo, ya que todos son responsables y garantes de realizar el trabajo necesario para lograrlo.

Otra de las ventajas de estos equipos, es que cuentan con una verdadera identidad como equipo. Por lo que ayudarse mutuamente, crecer y aprender de los demás asumiendo compromisos más allá de su área de especialización, permite que el equipo maximice su esfuerzo para lograr objetivos, además de sentirse motivados y con confianza en los demás.

Esto lo logran, a través de la complementación de las competencias individuales. Y sin duda un punto fuerte que tienen, es la responsabilidad compartida de la calidad, lo que hace sentir a todos sus integrantes, responsables del refinamiento, del diseño técnico, de la experiencia del usuario, etc. Usando un enfoque empírico para experimentar, adaptando el plan del Sprint continuamente a base de una comunicación efectiva.

Suena Simple el concepto, Pero ¿De verdad existen? Y sobre todo ¿Cómo se desarrollan?

Las 3 claves para el desarrollo de los equipos Cross-funcionales que son:

  • El desarrollo de los T-shaped skills
  • La gestión del cambio en las fases de crecimiento de un equipo
  • El fomento de la mejora continua.

Del primer punto podemos decir que hay una serie de otras metáforas basadas en letras o símbolos, que describen el tipo de conocimientos, experiencias y habilidades de las personas que se pueden encontrar en un equipo.

Entre las distintas metáforas tenemos:

  1. Las personas con forma de Barra (Horizontal) son generalistas.  Es decir, tienen conocimiento en diversos temas, pero poca profundidad en algún tema en particular.
  2. Las personas con forma de I son especialistas, lo que indica que tienen una sola especialidad o enfoque. Este tipo de personas son las que provienen del mundo tradicional y en entornos agiles, una persona en forma de I es la más limitada de las letras. Por ejemplo, una persona que es DBA que se especializa solo en bases de datos NoSQL será menos valiosa si el equipo necesita ayuda con el análisis comercial.
  3. Las personas en forma de T, tienen una especialidad y conocimiento en otros temas. Por lo que han desarrollado además de su especialidad otras habilidades.  De ahí, que las personas en forma de T, pueden contribuir a completar cualquier otra actividad cuando se reconocen los cuellos de botella.
  4. Las personas con forma de M tienen múltiples especialidades. Desde el punto de vista de la flexibilidad, una persona con más de una especialidad puede aplicarse de manera más flexible que alguien con una sola especialidad.
  5. Las personas en forma de PI combinan amplitud con múltiples especialidades (combinando personas en forma de T y M).
  6. Las personas con forma de E son personas que combinan experiencia, pericia, exploración y ejecución. Sin embargo, se pone mucho énfasis en la última E, la de ejecución de E.

En ese orden de ideas, mi querido amigo lector, podemos decir entonces, que las personas en forma de T, son las representativas de los equipos Cross-Funcionales. Ya que estas, tienen una forma particular de atender la demanda que llega al equipo. Me explico:

Un equipo solucionador, recibe una demanda de actividades orientadas a la generación de valor, lo que hace que juegue un papel importante para lograr la eficacia (es decir los resultados esperados) la forma en como esta demanda sea abordada por el equipo. Viéndolo de un modo tradicional, esta (la demanda) se abordaría según las capacidades del equipo.

Sin embargo, Tenemos dos formas generales de responder a esto. La primera (como se muestra en la imagen a continuación) es ajustar lo que está programado para equilibrarlo con lo que podemos manejar, también conocido como nivelación de la demanda .

El segundo enfoque (como se muestra a continuación) es hacer que nuestra respuesta sea más adaptable a través de personas en forma de T.

Esto permite utilizar expertos para eliminar los cuellos de botella como se muestra a continuación.

Y Utilizar a los no expertos para liberar tiempo de los expertos para eliminar los cuellos de botella.

Ahora, Si los no expertos pueden ayudar a despejar los cuellos de botella, deberían ayudar. Ya que esto tiene un impacto directo en el rendimiento general, por lo que se puede dar un mejor enfoque hacia la consecución de resultados.

Otro punto no menos importante a tener en cuenta, es el hecho que las personas en forma de T, contribuyen a que el equipo se comunique de manera mas eficaz. Ya que, al aprender las habilidades de los demás integrantes del equipo, también aprendemos el lenguaje específico de sus dominios. Esto nos ayuda a comunicarnos de manera más eficaz a medida que comprendemos mejor las diferentes perspectivas.

Pero, ¿Cómo hacemos para desarrollar esto en los equipos?

Desarrollar esto, se puede hacer de distintas formas, aquí te muestro una de ellas:

  1. Realizar gestión de conocimiento, a través del entrenamiento cruzado para procesos adyacentes.

Desarrollar personas en forma de T no es instantáneo. El lugar más valioso para comenzar son las actividades adyacentes en su flujo de trabajo, es decir, cualquier punto en el que tengamos una función que se transfiera a otra. El entrenamiento cruzado en actividades adyacentes ayuda a suavizar las transferencias.

  1. Realizar gestión de conocimiento, a través del entrenamiento de forma cruzada en habilidades similares.

Es más fácil aprender habilidades y tecnologías similares a las que ya conocemos. Esta es una buena manera para que un equipo comience a probar el entrenamiento cruzado si es escéptico.

  1. Hacer visible las brechas de habilidades en el equipo.

Si dejamos claro dónde hay brechas de habilidades en el equipo, esto alienta a las personas a realizar entrenamientos cruzados donde hay menos capacidad.

  1. Fomentar el Emparejamiento cruzado para el abordaje de actividades

Si su equipo no está dispuesto a emparejarse todo el tiempo, una alternativa es fomentar el emparejamiento en tareas en las que solo 1 o 2 personas tengan las habilidades relevantes.

Otros puntos importantes a tener en cuenta son:

  • Desalentar el uso de títulos al interior de los equipos, es decir dejar de lado por ejemplo la segmentación por plataforma, ambiente, parte del flujo etc
  • Realizar la definición de objetivos de manera inclusiva y participativa por parte de todos integrantes del equipo.
  • Fortalecer los espacios de sincronización.
  • Hacer visibles y celebrar las brechas de conocimientos cerradas y/o disminuidas.
  • Fomentar la delegación de actividades

La segunda clave en el desarrollo de equipos Cross-Funcionales, tiene que ver con la gestión del cambio en las fases de crecimiento de un equipo. Este es un factor muy importante dada la cantidad de cambios no solo en la forma de hacer las cosas sino en la forma de pensar de las personas que se deben realizar a lo largo del proceso de crecimiento del equipo.

En cuanto a dichas fases, dependen de la perspectiva del enfoque que sea utilizado para validar dicho crecimiento/desarrollo, de ahí que existan modelos como los de The Wisdom of Team, de Jon R. Katzenbach y Douglas K. Smith. O como el de Tuckman, entre otros.

Cada modelo tiene su propio enfoque y esta caracterizado por una serie de fases que deben de transitar las personas como equipo. Aquí, el punto importante radica en como se gestionan los cambios requeridos en cada fase para poder pasar a la siguiente de la manera menos dolorosa posible para las personas. Ya que, una correcta estrategia de gestión del cambio logra que los individuos disminuyan la resistencia al cambio al mínimo y permite que los objetivos de crecimiento y/o maduración del equipo se logren más fácilmente. O por lo menos, los cambios a realizar en el viaje sean menos dolorosos. De ahí que el Change Management tome cada vez mas fuerza en las organizaciones que quieren lograr grandes resultados.

Y el tercer punto tiene que ver con fomentar la mejora continua en las 4 dimensiones (mejorar lo que hacemos, mejorar el como lo hacemos, mejorar la forma en que interactuamos entre nosotros y con los demás. Y como mejoramos/evolucionamos culturalmente).

En este sentido, el equipo debe estar preguntándose constantemente sobre como mejorar en estas cuatro dimensiones y realizar así los ajustes necesarios tanto en su comportamiento como en su estructura en si. De ahí, que la primera muestra de la capacidad de homeostasis organizacional que tiene una organización, se ve en la capacidad de homeostasis que tienen sus equipos.

En estos temas no los profundizo en demasía, dado que ya con anterioridad había escrito un post al respecto. (el cual te invito a leer Aquí).

Por último, mi querido amigo lector, quiero resaltar que los 3 factores claves, deben ser trabajados en simultaneo para lograr un desarrollo no solo homogéneo sino orgánico. De tal forma, que el equipo con el paso del tiempo aprenda a crecer (a desarrollarse) de manera autónoma y así desarrollar no solo la característica de la Cross-Funcionalidad, sino también las demás características y llegar así a ser cada vez un equipo mas ágil.

Mi querido amigo lector una vez más, Gracias por tu tiempo.

Ah y porque no todo es lectura, quiero compartir también contigo los videos de algunos de los espacios en los que he participado y que podrás encontrar en mi canal de YouTube llamado «Habilitando la Agilidad«

Podrás visitar y suscribirte al canal aquí

Pd1:Te invito a dar un vistazo a mi libro recomendado del mes (Clic Aquí)

Pd2: Ahora puedes escuchar AudioPost Aqui, una nueva forma que tengo de compartir contigo nuevas entradas.

Pd3: Espero este primer post del año 2021 haya sido de tu agrado y te represente valor de cara al crecimiento del/los equipos en el/los que este(s) o estés acompañando. Cualquier duda escríbeme y conversemos un rato y compartamos experiencias.

Saludos,


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