¿Quieres que las retrospectivas sean exitosas?, evita que sucedan estas 5 Cosas.

La agilidad es una capacidad de identificar, generar y entregar valor de manera temprana constante y continua. Aplicando inspección & Adaptación, Pensamiento sistémico, Trabajo colaborativo, Mejora continua y Gestionando el cambio para que se habilite de manera orgánica. Todo esto lo hacemos a base del empirismo y la experimentación. De tal forma, que con el paso del tiempo, vayamos madurando en nuestros paradigmas o modelos mentales, así como mejorando nuestra eficiencia y eficacia en la forma de hacer las cosas, para conseguir así los objetivos trazados.

Esta mirada de lo que es la agilidad, nos muestra, que los cambios en nuestros comportamientos, derivados de los valores y principios que adoptemos, juegan un papel fundamental.

Mi querido amigo lector, como agentes de cambio, independiente del rol que ejerzamos en la organización, estamos llamados a promover una cultura de reflexión, una cultura basada en la mejora continua. Y en ese sentido, indistintamente del marco de trabajo que el equipo utilice, se debe contar con espacios de reflexión en donde busquemos precisamente identificar acciones de mejora, realizemos pequeños experimentos en el que evaluemos los resultados obtenidos sea a corto o mediano plazo y con dichos resultados, volver a iniciar el ciclo de mejora.

Mundial Del Día Del Niño, Festival, Celebrar

Muchos equipos estan convenciods que al aplicar el marco de trabajo Scrum, ya son agiles (nada mas alejado de la realidad). Y mas aun, cuando este marco de trabajo plantea el tener espacios de retrospectivas se cree que seria suficiente para aplicar mejora continua.

Mi querido amigo lector, la mejora continua es precisamente eso, continua. Por lo tanto, no se realiza solo en el espacio de retrospectiva (de esto hablare en un próximo Post). Pero como en este post, quiero mostrarte 5 cosas que debes evitar que sucedan en las retrospectivas para que sean exitosas. Vamos a focalizarnos en esto.

La retrospectiva, es uno de los grandes regalos que nos da la agilidad porque que nos abrió la puerta al tener espacios de reflexión como equipo sobre como ajustar nuestro comportamiento (y hasta nuestra estructura). Y como te mencione en el bloque anterior, identifiquemos acciones que podamos desarrollar mediante experimentos, en el corto o mediano plazo, para analizar los resultados obtenidos y volver a iniciar este ciclo de mejora.

Lego, Juguete, Piezas, Edificio, Creativo, Niño

Desafortunadamente mi querido amigo lector, muchos equipos no logran este fin al hacer sus retrospectivas y se convierten en espacios de quejidos o de juegos, que al final no logran su objetivo. (puedes leer un post que escribí hace un tiempo al respecto aquí )

Para que esto no le suceda a tus equipos, te sugiero que evites lo siguiente:

1. Establecer una duración fija para la retrospectiva

Si bien, la guía de Scrum nos da un tiempo referencial de duración para la retrospectiva, debemos tener presente que esta no dure demasiado tiempo que aburra a las personas y provoque desconexión del espacio. Ni tampoco, que dure demasiado poco, de tal forma que el equipo no tenga tiempo para reflexionar y explorar las ideas de mejora.

Un punto que te invito a tener en cuenta mi querido amigo lector, es la madurez del equipo. Dado que un equipo inmaduro, podrá requerir mayor tiempo que un equipo un poco mas maduro, que ya tendrá una dinámica adquirida.

Personalmente siempre prefiero tener reservado un espacio mas amplio de tiempo, ya que como dice mi esposa: «Prefiero que sobre y no que falte», en este caso tiempo. Por lo definitivamente una retrospectiva dura lo que tenga que durar. Y como en agilidad pensamos en aplicarle mejora a todo, recuerda que este espacio, también con el paso del tiempo debe el equipo analizar como ir optimizándolo.

2. Ninguna acción acordada al final

Mi querido amigo lector, es uno de los problemas con los que más me he encontrado, en los años que llevo acompañando equipos en diversas organizaciones. Como mencione anteriormente, muchos equipos utilizan estos espacios, para jugar, para hacer terapias o para sencillamente tener un espacio de quejas sobre todo lo que sucede. Pero al final, como dice el narrador de futbol: «Mucho toque toque y de aquello nada»,. ¿De aquello que? de las acciones de mejora, de los experimentos a aplicar, con los cuales vamos a mejorar.

Recordemos que el propósito de la Retrospectiva del Sprint es reflexionar y que el equipo presente mejoras para aplicarlas en el futuro (cuanto antes, mejor, preferentemente en el próximo sprint). Por lo tanto, al final de esta, debemos revisar si cumplimos con este objetivo. De lo contrario, debemos por empezar mejorando nuestras retrospectivas. Aquí utilizar un Kaizen Board, por ejemplo, puede ser de gran utilidad.

Otro punto con el que quiero invitarte a reflexionar mi querido amigo lector, es el hecho de que si terminamos una Retrospectiva sin acciones de mejora acordadas. Puede ser una señal también de que estamos teniendo una facilitación deficiente del espacio.

Lo peor que puede suceder es tener una sesión en la que las personas pasen tiempo desahogando, sugiriendo, discutiendo qué debería cambiar y qué podría mejorar, pero luego llegar al final de la sesión sin nada acordado, esta es la forma más rápida de crear desconexión. Mientras que si los integrantes del equipo analizan, reflexionan y acuerdan como mejorar, no solo mejorarían en los puntos analizados o reflexionados. Sino que también, se crearía empoderamiento de las personas, sobre las acciones acordadas.

3. No dedicar suficiente tiempo a explorar las causas fundamentales

Mi querido amigo lector, es fácil dejarse llevar y empezar a abordar los problemas saltando demasiado pronto a las soluciones. Lo que nos lleva a abordar el problema de manera superficial, y correr el riesgo que incluso encontremos la solución para el problema equivocado.

Dejame darte un ejemplo.

  • Problema (necesita mejorar) → «Este Sprint (nuevamente) no pudimos entregar la mayor parte las Historias de Usuario planificadas para el Sprint»
  • Solución (acción de mejora) → «Necesitamos Planificar menos Historias de Usuario en el próximo sprint»

Este es un ejemplo real, que aunque no lo creas mi querido amigo lector, lo he visto en muchos equipos en los últimos años. Y si bien, te puede parecer algo natural. Lo cierto es que, si no discutimos los problemas adecuadamente, corremos el riesgo de no identificar el problema real.

Para evitar esto, lo mejor es explorar más y preguntarse como equipo: «¿Qué nos lleva a no cumplir con nuestros compromisos?» o «¿Cuales son sol verdaderos bloqueantes que hemos tenido a lo largo del Sprint?». Podemos descubrir que las Historias de Usuario no se han refinado lo suficiente o que había dependencias que debían administrarse que el equipo solo descubrió durante el Sprint o que la mitad del equipo ha sido asignada para trabajar en otros proyectos y en realidad solo tenían ( teóricamente) el 50% de su tiempo con el.

Por lo que ante esas situaciones por ejemplo, algunas acciones de mejora podrían ser: «Necesitamos revisar y mejorar nuestro Definition of Ready» o «Necesitamos minimizar el hecho de que las personas realicen múltiples tareas» o «Necesitamos mejorar las habilidades de algunos miembros del equipo en Java, ya que solo un par de desarrolladores tienen el conocimiento en esta tecnología»

A partir de aquí, podríamos entonces como equipo comenzar a identificar que experimentos podríamos realizar en el siguiente Sprint que vayan alineados a las acciones identificadas en el punto anterior. Y esto lo gestionamos por ejemplo, a través del Kaizen Board.

4. Definir acciones de mejora deficientes

Mi querido amigo lector, de que sirve reflexionar, identificar acciones, identificar experimentos a realizar si estos no son contundentes a la hora de generar cambios. Esto es algo que desafortunadamente le pasa a muchos equipos. Y es el hecho de no dedicar tiempo a definir para esos experimentos puntos tan importantes como son:

  • ¿Que es realmente lo que hay que hacer?
  • ¿Cuando es necesario hacerlo?
  • ¿Quien estará haciendo que o quien seria el responsable de?
  • ¿Qué necesita verificarse para determinar la efectividad de la acción?

Cuando el equipo no pasa el tiempo necesario pensando en estas cosas, el resultado final está lejos de ser ideal, el éxito es ambiguo (ya que todos tienen una idea diferente de cómo se ve el éxito) o no se hizo nada porque nadie sabía qué hacer o quién. se suponía que debía hacer qué.

La calidad sobre la cantidad es una regla que siempre sigo, es preferible proponer una buena acción de mejora que tenga un impacto real, que cinco malas acciones de mejora que no tengan ningún impacto.

5. No seguir adelante con las acciones

Por último, pero no menos importante, mi querido amigo lector, el equipo dedicó el tiempo a discutir el problema, el equipo ideó una buena acción de mejora, se escribió en alguna parte y luego, ¡NO SUCEDIÓ NADA! Todo quedó guardado y olvidado en el baúl del olvido para siempre.

Por lo que para evitar que esto suceda podrías hacer lo siguiente:

  • Crear en el Product Backlog, si en el Product Backlog un ítem de mejora continua (si quieres saber el porqué te invito a leer este post que escribí hace un tiempo)
  • Este ítem debe ser tratado como un ítem del Backlog normal. Es decir, debe ser estimado e ingresado en el Sprint Backlog.
  • Ese Ítem como todo ítem del Backlog, apunta a un objetivo (En este caso, conseguir una mejora), por lo que debe inspeccionarse diariamente como cualquier otro elemento Product Backlog.
  • Al iniciar la siguiente retrospectiva, siempre es recomendado revisar las acciones o experimentos realizados, junto con los resultados obtenidos. Y así, analizar si se cumplió el objetivo planteado.

Mi querido amigo lector, evitar estas 5 cosas y seguir las recomendaciones que te doy en cada punto. Servirán para aseguran que el tiempo invertido en las retrospectivas no se pierda y, de hecho, el equipo pueda mejorar sprint a sprint.

Mi querido amigo lector una vez mas, gracias por tu tiempo.

Ah y porque no todo es lectura, quiero compartir también contigo los videos de algunos de los espacios en los que he participado y que podrás encontrar en mi canal de YouTube llamado «Habilitando la Agilidad«

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Saludos,


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