Los equipos necesitan un propósito que los inspire, no una fecha de cumplimiento que los limite.

Actualmente muchas organizaciones, viven un frenesí por «cambiar» su forma de hacer las cosas, con el objetivo (muchas veces) de ser «agiles», de «adaptarse mejor». Sin embargo, vemos que esos cambios son superficiales. Y terminan cayendo, en lo que se conoce como «Agilidad Cosmética».

Una muestra de ello, mi querido amigo lector, es creer que con la implementación de un marco de trabajo se ha de ser «Más Ágil», «Más Adaptativo». Y nada mas ajeno de la realidad sino hay un cambio real de Mindset. Y es que, día a día, nos encontramos con organizaciones sin una estrategia de gestión del cambio clara, que les permita Habilitar la Agilidad.

Una de las evidencias (porque hay varias) más latentes que estamos viviendo una «Agilidad Cosmética» en la organización, esta relacionada con ver a sus lideres más atentos en conocer el avance de los entregables y en las fechas de entrega, que en los resultados que se estén generando. Es decir, en el valor que están entregando los equipos.

Esto no quiere decir mi querido amigo lector, que los equipos no deban tener claro por ejemplo su Roadmap de liberación, el cual, como he compartido en otros post (Puedes leer uno de ellos aquí), tiene mucha importancia para los equipos, siempre y cuando este, se encentre orientado a resultados y alineado a la estrategia de liberación. Dado que les permite definir, cuando realizaran las entregas y cuando se esperan alcanzar los objetivos. Lo que es realmente importante para los equipos y la organización.

Algo que debemos entender también, mi querido amigo lector, es el hecho que los seres humanos, no establecemos fechas de cumplimiento con intenciones maliciosas. Todo lo contrario, todo comienza siempre con buenas intenciones. Ya que surgen necesidades comerciales, los clientes desean soluciones y los lideres o Stakeholders generan ideas. Las ideas cobran fuerza, los presupuestos requieren una fecha de finalización y es ahí, donde se comprometen las fechas. Este es el patrón para establecer plazos. El problema, es que no se produce ninguna consulta a los equipos, ni para el establecimiento de dichas fechas, ni a los clientes para identificar sus verdaderas necesidades.

Y es que desde una edad temprana, aprendemos la importancia de los plazos y cumplir con ellos. Tenemos que entregar nuestras tareas a tiempo en la escuela. Todos nuestros exámenes se realizan en fechas determinadas. Si no cumplimos con alguno de estos plazos, obtenemos una calificación más baja que si hacemos las entregas a tiempo. Sin embargo aquí olvidamos que de nada sirve entregar las tareas a tiempo o realizamos los exámenes a tiempo, sino hacemos las tareas o resolvemos los exámenes correctamente.

Este patrón continúa a medida que ingresamos a la fuerza laboral y se amplifica. En muchas organizaciones, el desarrollo profesional y nuestras compensaciones o beneficios, dependen de que establezcamos fechas por adelantado para la consecución de X objetivo y luego lo alcancemos a tiempo. 

Mi querido amigo lector, estas son algunas de las razones por las que establecer una fecha de cumplimiento y planificar cumplirla se integra en nuestra naturaleza. Hacemos estas cosas en un intento por tener el control y asegurar un resultado exitoso. Pero en el mundo incierto y complejo del desarrollo de productos y/o soluciones, el cambio es la única constante. Nuestros planes se vuelven obsoletos rápidamente.

Incluso desafortunadamente, muchos líderes organizacionales, creen que los plazos pueden ser una herramienta de motivación.  Por lo que exigen fechas de entrega ajustadas, con el fin supuestamente de aumentar su desempeño, cando en realidad lo que se esta aumentando es el control. Aquí, el liderazgo organizacional debe entender, como dicen los amigos de Management 3.0, que cualquiera que sea la razón, cometemos un error si utilizamos una fecha límite para motivar a un equipo a generar un resultado. Esto es solo una muestra, de que estamos desesperados por encontrar estabilidad en medio del cambio que nos rodea. Una fecha de entrega establecida, es solo un espejismo de que se generará un resultado. 

Esto nos lleva como organización a caer en lo que se conoce como el teatro de la planificación. Ese teatro en donde la gerencia se esfuerza por verificar y controlar que la fecha establecida sea alcanzable. Por lo tanto, los equipos tienen que demostrar que pueden pensar en todos los detalles necesarios para entregar a tiempo. Lo cual es un frenesí de actividades. Frenesi en el cual los riesgos se mitigan, los detalles se despliegan en todas direcciones y las opciones de solucion se examinan y se determina el camino a seguir.

Muchos lideres creen que los detalles aumentan la capacidad de predecir el futuro. Por lo que buscan que el equipo adhiera cada vez mas detalles al plan, para así estar mas seguros de que vamos a cumplir con el. A menudo esta es la única forma en que los lideres, sueltan las riendas y confían en sus equipos. 

En este punto mi querido amigo lector, vemos como los lideres ya están mas enamorados del plan que del problema en si. El plan y llegar a la fecha se convierte en la meta. La producción es ahora el enfoque del equipo y la capacidad para aceptar y responder al cambio se desploma.

Algo a reflexionar mi querido amigo lector, es el hecho de que si mejora el compromiso de un equipo, es (entre otros factores) que ha aumentado su motivación intrínseca. Y la alta motivación intrínseca es un predictor confiable del desempeño futuro. Por lo que establecer una fecha de compromiso como meta no crea el impulso interno para motivar a un equipo. Como propósito, las fechas son tan inspiradoras, cuando se establecen las fechas de compromiso sin consultar con el equipo, la autonomía de este se desvanece.

Los equipos en esta situación no llegan a dominar el arte usar sus mentes colectivas para lograr un propósito. Por lo que el resultado final, es un equipo relegado a lo bien que pueden seguir las órdenes. Y a medida que sufre el nivel de compromiso de un equipo, la motivación intrínseca de sus integrantes se desploma. Esto genera una espiral descendente de moral, que termina en el lugar completamente oscuro de la desconexión activa con la organización. Y el único lugar al que pueden acudir aquellos con una desconexión activa es aquel que se encentra en otra empresa.

Por último mi querido amigo lector, tengamos también presente que la presión para cumplir con una fecha impuesta, destruye la colaboración y aumenta los intereses particulares. El resultado es que cada integrante del equipo se cuida a sí mismo. Por lo que los miembros del equipo comienzan a realizar solo el trabajo que le corresponde y pasan la papa caliente a otros para que cada quien hagan su parte. El trabajo en equipo y ayudarse mutuamente a hacer el trabajo ya no es un enfoque. Es un momento en el que cada equipo y miembro del equipo se centra en la supervivencia.

Cuando la colaboración sufre, el tiempo de flujo se alarga. Y la propagación de la desconexión activa de aquellos que ya están desilusionados lleva a que se extienda el tiempo de flujo aún más. En poco tiempo, los retrasos comienzan a acumularse. Los equipos recortaron la calidad en un intento desesperado por reducir los retrasos en la línea de tiempo.

El resultado inevitable es una situación en la que los equipos no tienen tiempo ya que porque la fecha de cumplimiento se acerca. Aquí es donde comienza el juego de la culpa. Juego en donde la única verdad que existe es buscar a los culpables por los cuales no se ha cumplido. 

Definitivamente la presión para cumplir una fecha comprometida y que además ha sido impuesta en un entorno complejo e incierto es una receta para una cultura del miedo. Y el miedo conduce al desastre.

Como puedes ver son muchos los contras de mantener la cultura de fechas de cumplimiento, ahora si quieres leer sobre los beneficios del propósito, te invito a leer el post que escribí al respecto aquí.

Mi querido amigo lector una vez mas, gracias por tu tiempo.

Ah y porque no todo es lectura, quiero compartir también contigo los videos de algunos de los espacios en los que he participado y que podrás encontrar en mi canal de YouTube llamado «Habilitando la Agilidad«

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Saludos,


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